Informacja o doręczeniu przesyłki nie wystarcza, aby odtworzyć drogę znajdujących się w niej produktów. Potrzebne jest powiązanie dostawy z asortymentem, numerami serii, ilością oraz nadawcą i odbiorcą. Identyfikowalność pozwala ustalić, skąd pochodzi towar, gdzie się znajduje i komu został przekazany. Ułatwia kontrolę obrotu oraz sprawne działanie, gdy trzeba wyjaśnić niezgodność lub odnaleźć określoną partię.
Numer serii
Jedna seria może trafić do wielu placówek w różnych terminach. Dlatego dokumentacja powinna umożliwiać powiązanie jej z przyjęciami i wydaniami. Sam stan ilościowy nie odpowie na pytanie, którzy odbiorcy otrzymali dany produkt.
Magazyn leków zapewnia spójność między towarem a zapisami w systemie. Podczas przyjęcia sprawdza się oznaczenia, liczbę opakowań i terminy ważności. Kolejne operacje, od zmiany lokalizacji po kompletację, muszą zachowywać tę informację. Błędne przypisanie partii utrudnia późniejsze ustalenie jej drogi, nawet gdy liczba sztuk pozostaje prawidłowa.
Dokumentacja – przewóz leków
Dane magazynowe wymagają powiązania z dokumentami wysyłkowymi. Przewóz leków stanowi kolejny etap, na którym trzeba zachować ciągłość informacji. Numer przesyłki pozwala odnaleźć zlecenie, natomiast szczegóły jego zawartości powinny być dostępne w odpowiednich zapisach.
Możliwość odtworzenia dostawy wspierają:
-
identyfikacja produktu i jego serii;
-
dane dostawcy oraz uprawnionego odbiorcy;
-
ilość przyjęta, wydana i pozostająca w zapasie;
-
daty operacji oraz potwierdzenie przekazania przesyłki;
-
dokumentacja odchyleń i podjętych działań.
Rejestracja powinna następować na bieżąco. Odtwarzanie zdarzeń po kilku dniach na podstawie rozmów i wiadomości zwiększa ryzyko luk.
Szybsza reakcja przy wycofaniu partii
Gdy produkt zostaje wycofany z obrotu, potrzebne są informacje o pozostałych zapasach i zrealizowanych dostawach. Na ich podstawie można wskazać odbiorców objętej decyzją serii, zablokować jej dalsze wydawanie i rozliczyć zwracane ilości. Precyzyjne zapisy pomagają określić zakres działań bez niepotrzebnego obejmowania nimi innych partii.
Podobny mechanizm wspiera wyjaśnianie reklamacji. Powiązanie dokumentów pozwala sprawdzić, na którym etapie stwierdzono uszkodzenie lub rozbieżność i jakie czynności wykonano później.
System działa dzięki Pharmalink
Pharmalink wspiera obsługę magazynową i dystrybucję produktów leczniczych. Wykorzystanie systemów informatycznych oraz określonych procedur pomaga zachować kontrolę nad przepływem towarów i informacji.
Wiarygodność dokumentacji zależy od poprawności wpisów, kontroli uprawnień i możliwości prześledzenia zmian. Regularna weryfikacja zapisów pozwala potwierdzać ich zgodność z wykonanymi operacjami. Pharmalink dba o rzetelność dokumentacji i kontrolę realizowanych czynności, zapewniając uporządkowany oraz przejrzysty przebieg obsługi.
Artykuł sponsorowany
